上一篇我们是讲了如何使用项目功能对任务进行整理，这节我们主要来讲一下在Doit.im for Web中如何使用下一步行动来对任务进行整理。这个功能可能是好多用户之前没注意到或者不会使用的功能哦？如果使用得当，对我们高效的对任务进行整理和做出行动计划大有帮助。现在我们就一起来看看如何使用吧。

首先我们来思考一个问题：“我的下一步行动是什么？”

这个貌似简单的问题，对于不同的人和事，解答绝对不同。但是这个问题对每个人都非常重要。特别是想掌握GTD时间管理方法的您，必须了解什么是您的下一步行动。这个问题之所以重要，因为它迫使大家去思考我们要做什么，谁要做什么；而且您必须给出有效的答案：完成那一件事。

简单的解释下一步行动就是长期占居您的任务清单但尚未完成得项目，通常是项目中的第一条任务。这类任务是您处理每个项目的开端，我们可以做的是任务，而不是做项目。您不能说去做“网站设计”或者“装修房屋”。因为这些都是项目，项目是不能去做的。需要把项目都分成一个一个的行动步骤，把这些行动步骤列入任务清单中，然后做您的任务。

当您接到一个项目时，您应该总是问：在这个项目中，我要做的下一步行动是什么？一般项目都会有多个步骤的行动，而您应该从这些行动中选出要完成的放入您的任务清单中。比方说项目“装修房屋”的下一步行动可能是去某某商店买一桶彩色油漆。那就应该把这一步骤提炼出来，放入您的「下一步行动」箱子中。

操作过程是在Doit.im for Web的主页中进入“项目”，找到“装修”这一项目，可看到项目下并没有任何的任务。

现在我们想到“装修”的下一步行动是“去涂料商店买一桶彩色的油漆”，我们就可以在此项目下，点击左上角“添加任务”按钮，输入标题，将开始时间默认选为下一步行动，则此任务会直接进入「下一步行动」箱子中

在”装修“项目下会显示出这条任务，您可以继续思考关于“装修房屋”这一项目还有什么其它需要做的下一步行动，将它们逐项加入。

当您询问自己什么是您的下一步行动时，需要确保这个行动不是模糊的，或者没被定义完全的。关于那些既不是项目，也不能被规划成行动的事件，是需要您抽时间来进行加工处理的。可以查看下您的Doit.im for Web的「收集箱」，其中经常会有一些诸如“模拟一张色彩拼图”等无法直接进入行动的任务。

因为模拟并不是一个行动，您应该对这一任务进行思考，双击对任务进行“编辑”将此任务名称修改为“选出十种可用的拼图颜色”并选择移到「下一步行动」箱子中。现在您进入「下一步行动」箱子里，就可以看到这条您整理过的任务。您需要找时间来完成它，当您对何时完成这一任务有确定的时间，就可以随时将其移入其他箱子。

关于下一步行动我们就介绍这么多，如果有其他更好的使用方法，我们可以一起继续交流。

阳光明媚的6月22日下午，在充满故事的咖啡馆，期待已久的杭州幸福进化俱乐部线下活动拉开序幕。

幸福进化俱乐部是一个自我管理&个人成长公益性学习平台组织，拥有线下活动和线上活动两种活动形式，愿景是构建属于每个人自己的幸福进化俱乐部。这一理念与Doit.im面向所有想将自己的工作、生活安排得有条理、希望自己能更高效地工作、生活的人一样为了帮助更多的人更好地享受生活！

本次活动的主题：年已过半，梦可实现？且行且珍惜——半年回顾与展望。

活动现场：小伙伴们在分享各自成长的收获和心得。

我们还给分享的小伙伴们准备了小小的惊喜——Doit.im的纪念T恤衫。

感谢一同来到幸福进化俱乐部线下活动的小伙伴们，期待我们下次更美好的相见。

幸福进化俱乐部™ 活动开展平台在Doit.im小组发起了多期的精品线上活动：http://help.doitim.com/group/17/ 。

近期推出的精品活动《掌控每一天》教会参与者如何通过Doit.im，制定可以执行的日计划以及如何坚持制定日计划，就是为了教会参与者和日计划有关的方法和技能，让参与者提升行动力和掌控力。

点击查看:【掌控每一天】往期活动总回顾贴

上篇教程（三）的第一部分主要讲解了关于如何根据情境对任务进行整理，现在我们来讲讲怎样利用项目对任务进行整理，这对于我们高效的完成任务意义重大。

项目列表意味着您可以凭借它来宏观控制各种项目的进度，并确保各个项目都处于自己的掌控之中，同时它也能让您对自己的工作量有一个客观的认识。坦白的说，您拥有多少个项目清单都无关紧要，只要您可以根据需要经常地浏览这些内容就行了，这也是“每周回顾”的主要内容（回顾这部分我们将在教程的最后一部分中讲解）。

下面我们就来使用Doit.im for Web来试试看吧。

点击左侧“所有项目”，则可进入查看目前您已有的项目，分为“激活的项目”和“冻结的项目”分别显示。如果您从未设置过任何项目，默认显示的应该是名为“教程”的关于如何使用Doit.im的激活项目。

进入“教程”可看到属于“教程”这一项目下的所有任务，包括您已经完成的任务和已经归档的任务。

如果您想在Doit.im for Web上添加您要使用的新项目，我们主要有两种方式来添加新的项目：

第一种方式：我们之前在收集任务的过程中介绍过，可以在新增任务时，在项目中可以增加新项目

比如我们要加入一个名为“装修”的新项目，可以通过直接输入“装修”后点击下方：创建”装修“项目

新项目“装修”就会出现在项目选择框内了。 

第二种方式：在主页左下角点击“+”，通过选择“新项目”来加入新的项目。

点击“新项目”后可弹出如下窗口，可输入项目名称及添加对项目的备注： 

新建项目默认开始时间是“下一步行动“，如果对项目设置开始时间为“今日待办”或者“下一步行动”，则项目会处于“激活”状态。如果设置为“明日待办”、“日程”或者“择日待办”，则项目会处于“冻结”状态，开始时间到期的项目，会自动转为“激活”项目。

关于“激活的项目”和“冻结的项目”：

激活的项目：指开始时间所属箱子为“今日待办”（开始于今天或今天之前）或“下一步行动”的项目，会显示在左侧项目列表中。可通过点击左侧所有项目，进入全部项目列表中查看，选择激活项目，点击上方“项目冻结“按钮对项目进行“冻结”。

冻结的项目：指开始时间所属箱子为日程（开始于明天或之后）或“择日待办”的项目，不显示在左侧项目列表中。可通过点击左侧所有项目，进入全部项目列表中查看，选择冻结项目，可点击上方“项目激活”按钮对项目进行“激活”。

这里需要介绍一下项目下的子任务，每个项目都是一个相对复杂的过程，通常包括多项任务，需要时时查看并逐步完成，这样建立一个可以将全部子任务归属其中的项目，是提高工作效率的不二法门。我们在Doit.im for Web中也提供了直接将任务加到当前项目下的功能：

如果您想通过智能添加功能加入“装修”这一项目下的任务，可以在输入任务名称后，空格后输入“#”，选择“装修”项目后回车，则可以将任务直接加入“装修”项目下。 

或者在主页中，点击左侧所有项目中的“装修”项目，进入“装修”项目下，然后在快速智能添加框中输入名为“厨房”的任务，可直接加入“装修”项目下，同时任务会默认保存在下一步行动中。 

关于如何对任务进行项目整理这一部分已经讲解完了，接下来我们会讲讲如何使用下一步行动箱子来整理我们的任务。

教程(三) 整理这部分应该是和教程（二）的处理部分结合起来，最好同时进行。这样可以让您对所有任务有更精确的掌控，从而大幅度提高工作效率。一个完整的，没有漏洞的组织整理系统，可以赋予您无穷无尽的力量，才会让您有精力去放眼更宏观的问题。

许多人都在使用各种列表或者其它类似的工具软件来管理任务，但是大多数人都无法让列表发挥其应有的效力，因为多数人都没有把事情分门别类地放入列表，甚至列表上的内容都不是完整的，所以列表的效用自然大打折扣。在Doit.im for Web中，我们可以利用情境和项目功能将任务划分到不同的列表，一旦您习惯把需要完成的各种事务合理地分类整理成几个列表，事情会变得非常简单，您只要管理好这些列表就行了。

（这里有一个需要注意的地方，您并不需要对列表中的任务进行排序，因为一旦情况有变，您就需要重新进行排序。对于许多人的组织整理工作而言，强行对事情进行排序正是导致挫败感的根源。列表只是一个目录，它帮助您跟踪那些正在进行中或者未完成的事情，并且让您在回顾的时候有一个依据和参照。）

从组织整理的角度出发，任务可分为两个基本类型：

1、对执行时间有刚性要求的，通常我们将其记录在日程中，您可以指定具体时间。例如：下午4点~5点与王总会面，或者指定具体日期，下周一（比如2012年01月30日）给莉莉打电话，确认是否收到文件。

这部分任务的处理方式，我们已经在教程（二）如何将任务从收集箱中移入其它箱子中进行了讲解。

2、没有指定时间、越快完成越好的。比如您的车子出了点小毛病，需要尽快去修理店检查一下。

这部分是教程（三）中需重点讲解关注的部分。

根据GTD时间管理系统的指导，对上述第二类任务管理最好的办法就是将它们按照不同的情境进行分类——所谓的情境，就是完成该行动所需要的工具、地点或者相关人员。比如，某个行动需要在电脑上完成，您就可以将其分类到“在电脑旁”这一情境列表中。如果某个行动需要您开车外出（去银行或者去市场），那么将其列入“外出”情境的列表中就是追踪这一任务的最好方式。如果某一工作的下一步行动是与您的同事小王当面谈谈，那就应该把这一行动列入“小王”的情境列表中。

现在我们就来试试如何在Doit.im for Web中使用情境功能来细化我们的任务吧，在主页中点击左侧列表中的所有情境，可进入看到默认的五种情境

分别是：办公室、外出、家里、电脑、电话，这五种情境一般可以满足您的基本需求，当然您肯定还有没列入上述几种情境的其它情境要使用，如果您需要添加新情境，我们下面会详细讲解的。

我们主要有两种方式来增加新的情境：

第一种方式：我们之前在收集任务的过程中介绍过，可以在新增任务时，在情境中可以增加新情境

比如我们要加入一个名为“超市”的新情境，可以通过直接输入“超市”后点击下方：创建情境“超市”

新情境”超市“就会出现在情境选择框内了

第二种方式：在主页左下角点击“+”，通过选择“新情境”来加入新的情境

选择“新情境”，则会弹出到“新增情境”的页面，将您所需要添加的新情境输入后点击确定即可：

在情境列表中，点击每个不同的情境，都可以看到属于不同情境下的任务，这样更有利于集中时间和精力完成同一情境下的任务，从而大幅度提高我们完成任务的效率。

这里简单对五种默认情境进行说明：

办公室：如果您是在办公室工作，那么肯定有些事情必须是在那里才能完成的。比如您需要在工作日”每天早上九点在办公室开晨会“，这一任务就必然需要划归到办公室的情境中。 

外出：把所有需要外面时处理的事情归纳到一起，当您外出时，检查一下外出情境下的任务会大大提高您的效率。比如”去银行取钱“、”到超市买食物“可以在外出时一并处理的任务，当然是放在外出情境下喽。 

家里：很多行动只能在家里完成，您一定有许多的私事和需要在家里处理的各种杂活。比如”要整理家中堆放杂乱的衣物“，显然只能放入家中的情境。 

电脑：如果您的工作与电脑密不可分，特别是您有笔记本电脑，或者在工作地点和家里都有电脑，那么电脑的情境会对您的工作大有帮助。它能让您对需要电脑完成的所有工作一目了然，比如提醒您要回复的电子邮件，需要完成的Word或者Excel文档等。 

电话：这一情境包含了所有要拨打的电话，只要手上有一部电话，就可以逐项完成上面的内容。当可以随时使用手机来完成这一情境中的任务里，您会发现这是最好的利用点滴时间的方式。

通过上面的讲解，您是不是对情境这部分有了更深入的理解了呢，赶紧对您的任务进行情境整理吧，下一节我们会继续讲如何根据项目对任务进行整理的，敬请期待。

假如您已经参照教程（一）收集部分的讲解熟练掌握了如何在Doit.im for Web中添加任务，并且已经完全执行了这个收集过程，将您大脑中所有未尽事宜通通扔进了「收集箱」，那恭喜您，您的收集相当完满。（收集完成后也有一部分任务是直接转到除「收集箱」之外的其它箱子中，此部分任务不需要再重新进行分类处理）。

当然， 您肯定不希望无期限地将这些未尽事宜搁置在「收集箱」中，那样，这些事情会再次潜入您的脑海，干扰您现在正处理的工作，影响您的效率。所以，我们现在就可以开始对这些任务进行处理了，即清空「收集箱」。所谓清空「收集箱」，并不意味着要完成所收集的全部任务，而是通过分析识别您收集到的每一条任务，分析它是什么，意味着什么，需要采取什么样的行动。

「收集箱」中的任务可进行如下分类：

1、可以用少于两分钟的时间直接完成的事务。 2、完成行动花费的时间超过两分钟，并且自己并不是完成任务的最佳人选。 3、完成行动花费的时间超过两分钟，经过分析识别可归类即时处理或日后处理。

现在我们分别针对以上三种情况用Doit.im for Web来完成这一过程，您会觉得这个过程无比神奇美妙。

第一类任务出现在「收集箱」中，完成用时不超过两分钟，那请您不要犹豫，立刻动手完成它，然后勾选，完成的任务将保存在左侧的「已完成」箱子中，供您随时查阅。

例如您有一个文件只要你花30秒阅读一下，再在上面批注“同意”或者“不同意”即可，那么就立刻完成它。即使您面前的任务不是什么重要的任务，但是您可以在两分钟之内完成，那就应该立即将其完成。

勾选了“阅读文件”前面的复选框，表示您已经用不到两分钟的时间完成了这一任务，然后这一任务会自动转到已完成箱子中。

这个两分钟原则的原理是：对于任务，保留、跟踪、最后完成它所花费的时间，要比立刻完成它所花费的时间更长——换句话说，这绝对是一条提高效率的捷径。如果一件事根本不值得您去完成，那么就把它丢入垃圾桶；但只要这件事是您早晚必须要完成的，那就要考虑“效率”这个因素。因为我们总喜欢拖延完成任务的时间，所以我们希望您能利用这个两分钟原则结合Doit.im来养成处理任务的习惯，从而大幅度提高工作效率。

现在我们来关注第二类任务，如果在「收集箱」中的任务花费的时间将超过两分钟，您就可以问自己：“我是不是最适合处理这件事情的人呢？”如果答案是否定的，那就应当将任务转给其它适合的人来完成，这就要用到Doit.im for Web的“转发”功能。“转发”功能遵照GTD时间管理中将任务委派他人的功能来设计，同时简化了这部分过程，更便于随时跟踪评估他人的工作，来提醒我们随时关注”转发”给其它联系人的任务。点击编辑任务，选择转发，再选择联系人。任务一经转发，将自动移至「等待」箱子。

我们在Doit.im for Web中有两种方式可实现转发功能，在「收集箱」下点击名为“报销费用”的任务，然后点击上方编辑任务按钮，可进入“编辑任务”页面，或者双击该条任务。

选择“转发给”，选择您的联系人。

现在「收集箱」中还剩下一些任务，它们应归为最后一类。这部分任务需要由您亲自完成，并且完成的时间大于两分钟。比如您需要给客户打一个电话，具体讨论项目的实施细节，很显然这电话的长度肯定超过两分钟；您需要花点时间构思并起草一封电子邮件，然后发给您的团队成员；又或者您需要亲自去礼品店为老婆采购一个礼物。以上这些统统归属于这一类别。您需要对这些任务进行整理，并将其纳入合适的类别，以备需要时迅速查阅。

我们就来讲解一下，如何使用Doit.im for Web来实现这个功能:

a. 把有朝一日可能要做的，但是不知道确切的日期或时间点的任务，可放到「择日待办」箱子中；比如想找个时间去学跳拉丁舞或者想去马尔代夫旅游这类计划。

b. 将必须在特定日期或时间点进行的行动放入「日程」或「今日待办」、「明日待办」箱子中；比如今天9点有个早会，或者10月28日朋友结婚，晚上6点入席等诸如此类的事。

c. 将不必在特定日期或时间点进行、但须尽快完成的行动放入「下一步行动」箱子中。比如需要去修车或者要去超市购置近几天的食物……

现在开始试用如何在「收集箱」中移动任务到其它箱子。

第一种方式：在“编辑任务”状态下，选择其他箱子，包括「今日待办」、「下一步行动」、「明日待办」、「日程」、「择日待办」、「等待」

注意：如果您将未设置开始时间的任务移动到今日待办箱子，则默认任务的开始时间设置为今天，并直接转到今日待办箱子。如果移动到日程箱子，则会提示您设置具体日期，在后半部分会详细说明这一过程。

第二种方式：选择「收集箱」中的任务，将鼠标放置在前方拖动选择区域，鼠标会变成十字形状，即可将任务拖动到其他箱子中。如果有多条任务需要移动，可用“Ctrl”键分别点击选择，或者使用”Shift”批量选择连在一起的任务，同时对其进行移动，可以迅速实现处理过程。

注意：在编辑任务页面中取消了这一勾选，是可以设置具体时刻的。

关于处理部分的教程已经结束了。您应该对使用Doit.im for Web进行任务的整理更加得心应手了吧，那下一节我们会继续深入讲解如何在整理的过程中对任务进行处理，分类细化，加入不同的情境或项目，敬请期待吧。