回顾

正如David Allen所说，我们使用这套管理方法的目的，是为了充分利用大脑的资源，让大脑随时掌控一切待办：你能确信你正在做的事情确实是需要完成的，而没在做的事情确实是目前不需要做的。只有持续回顾、更新系统中的内容，你才能保持这份确信。

1）最频繁的回顾内容

a)日程表

在Doit.im中，日程表的内容包括“今日待办”，“明日待办”，“日程”这三块，而“今日待办”是你进入系统默认进入的箱子，这样做是方便你查看最需要看到的当天的任务。

日程表中安排的内容是必须在某天或某点执行的，如果这些任务刚好属于当天，就会出现在“今日待办”中。每天早上一打开系统就先看到，即今天必须做的这些事情，同时看到比如还有下午3－4点是有空的，那就可以确定在这个时间点是否再安排一项“下一步行动”中的任务。

b)下一步行动

我们在“处理”篇中讲过，可以对Doit.im中的“下一步行动”中的任务进行分类，所以你可以对放入“下一步行动”的每条任务加上一个“情境”，并在建立这个自定义箱子时选择“按情境”分类查看，这样你在这个箱子中可以看到自动按情境分类排好的所有下一步行动。

在某个情境中时，你可以浏览一下当前情境下需要尽快完成的任务。比如你坐在开往电子市场公交车或的士上，你可以打开手机，看一下“外出”或“电子市场”这个情境下的所有任务，然后根据时间、精力等作选择。

小贴士：

如果你的“日程”箱子内容及时更新、非常可靠，而且你的“下一步行动”箱子也及时更新，那么你每天只要看这两样就行（在Doit.im中，因为“日程”中的任务到开始当天就会自动到“今日待办”，因此你每天只要看“今日待办”和“下一步行动”就行了——若“今日待办”的内容足够你做一天，就连“下一步行动”也不用看了。）

但还是要提醒一下，不是一定在具体某天某时做的事情，就先别放到“日程”了。

2）每周回顾

要保证你系统中的内容值得信赖，关键的一点就是要站在更高的角度更新自己的想法、调整系统中的任务。

GTD作者多年实践后得出 ：要长期维持头脑清晰、事事在掌控中的状态，魔法钥匙便是“每周回顾”。

面对周围世界和自己工作生活中的变化，每周回顾让你有机会对原来的任务重新评估、安排，找到新的平衡点；

至少让自己从“项目”的高度进行考虑，把握每一个行动的正确方向。

什么是“每周回顾”？

“每周回顾”就是为了再次清空大脑而采取的任何行动，实际上完整执行了整个流程的5个阶段的前4个——收集、处理、组织整理、回顾未完成的事情——直到你告诉自己“我现在已经完全明确了所有待办事务，一旦决定去做，就能执行”。

每周回顾的内容涉及到：

a）收集散落的材料和各种想法

把整理办公室、整理会议记录等事项记录到Doit.im系统“收集箱”中，提炼中其中的行动、项目、等待事宜、日程表事宜，并将其中的资料归类到文件夹中。

将自己脑袋里冒出来的奇思异想都记录到收集箱中，对于要付诸行动的事宜也如上提炼，对于目前还没想付诸行动的，先放到“择日待办”中。

b）过往日程和将来日程

对过期日程，Doit.im中的做法非常简单，过去开始的任务从开始时间当天就会一直在“今日待办”中；已经到期（到了截止时间）的任务，从截止时间当天开始就会自动到“今日待办”，并会显示过期天数。所以你不会错过过期日程中的任务。

对将来日程，Doit.im中将来的任务默认分类为：本周，下周，本月其他，下月及以后，以及重复任务。每周回顾基本上只要看本周、下周即可，确保对即将发生的事情做个安排。

小贴士：

• 如果你的“今日待办”箱子中过期任务非常多，那么你要考虑是否将那些不一定要某日某时执行的任务（本该放“下一步行动”）也放在了“日程”中，如果是这样，那就需要整理一下了；

• 对于将来的事情，如果你需要在发生前做些准备，你既可以在Doit.im新增一条“xxx准备”的任务放到正式执行那条任务之前的时间；也可以在原任务上设置一个提醒。

c）回顾“项目”清单

逐一地评估所有的项目、目标，确保你的行动朝着正确的方向运作，也确保系统中没有遗漏的项目。

d）回顾“下一步行动”

检查要执行的行动，若是之前不需要安排具体时间而现在需要了，就安排个具体时间；若是之前是觉得重要的但现在又感觉不重要了，可以将任务从“下一步行动”箱子中移除。

e）回顾“等待”

在Doit.im中，从系统中转发出去的任务全部自动到箱子中。而且对方完成任务后，发送人会收到系统消息。接下来，我们会针对发送出去已到期的任务，给发送任务的人发送系统消息。这样，即便你这次忘记对“等待”箱子回顾了，也能及时获得任务到期的提示。

f）回顾“核查清单”

在“组织整理”篇中写到过，“核查清单”是为了进行对照用的，我们可以将它建成一个项目。而在回顾时，你可以用核查清单来对照是否有遗漏的事项。

g）回顾“也许／将来”（即Doit.im中的）

检查其中哪些可以付诸行动了，就把他们列入“项目”清单并转化为行动。

h）回顾资料

浏览所有正在进行的项目的资料，有助引发新的行动、推进任务的完成。

回顾的过程就是整理未尽事宜，通过定期的整理回顾，我们将任务都更新到最新的状态，整个系统更加值得信任，我们的大脑保持持续的轻松状态。

所以，每周抽几个小时，让自己站在高一些的角度、长远一些的目标上来对当前的任务进行回顾，以更好地总揽全局。

3）“宏伟蓝图”的回顾

我们提高效率的最终目标是为了达到自己的人生目标。所以我们也需要定期地思考回顾自己的长远目标：1－2年，3－5年，甚至更长远。然后来看我目前做的事情是不是确实向着我想要走的方向迈进。

对于这样的回顾，需要自己来确定频率。GTD提出：不论工作还是生活，如何站在合适的高度、选择合适的时间间隔、作出合适的决定，就只有一个标准，只要自己觉得一切都清楚明了就可以了。

当你明确了大的方向，掌控了所有的待办任务，也就明确自己现在该执行什么行动了。

处理之后是什么情况？

原本在收集箱中的“材料”，进行分析处理之后，呈现如下结果：

是垃圾的就已经扔进了“垃圾箱”；

目前不需要着手行动的但以后可能要做的，确定要放到了“也许／将来”或者放到“日程表”将来某个日子（Doit.im的“择日待办”和“日程”）

供以后查看的资料，确定要放到了资料文件夹（Doit.im中自定义箱子“参考资料”）

对目前需要着手行动的，看是不是项目，如果是项目就用大脑风暴等形式想好各步行动，并确定下一步行动；如果不是项目，则直接确定下一步行动。下一步行动确定后，根据以下三个方向，作出不同处理：

2分钟之内就能完成的，立即执行；

不止2分钟，但别人更适合做，就委托给别人（Doit.im中可直接通过“转发”指派给别人）；

不止2分钟，而且得自己做，那就要放到自己的“下一步行动”或“日程”

这里要指出的是，GTD的处理和整理不是一步到位的，因为，除了不需要付诸行动的任务处理后直接整理以及“2分钟任务立即执行完成”，其他的需要付诸行动的任务都是在处理过程中思考好作出下一步行动的决定后，再按相应的分类方向将文件材料整理到相应文件夹、将各项行动记录到相应分类夹（即在处理的过程中，主要是思考，在决定各下一步行动后，才真正进行组织整理）。

下面我们来具体讲一下如何组织整理

再明确一下，组织整理的内容必须是经过处理的可执行的行动，否则就失去了整理的意义。

1）整理方向（即Doit.im的“箱子”）

按照处理后需要分类的方向，对于可付诸行动的事务，你需要以下各个清单。在Doit.im系统中，预设了相应系统箱子，帮助整理各项行动（或者你可以通过过滤条件自定义箱子）：

一个项目清单—— 项目视图中的列表

一个保存项目规划和资料的存储系统

a) 单独的资料，可以建立自定义箱子“参考资料”，这个在“处理”篇中有讲到；

b) 项目下的资料，目前也需要通过建立自定义箱子的方式，专门建立类似“Doit.im参考资料”，可随时查看。（之后我们会为项目提供备注功能，并逐渐增加备注中附件等上传功能）对于线下的资料，建议在线下建立相应的文件夹，并在项目中注明相关索引。

一个日程表 ——日程

一个下一步行动清单 —— 目前通过自定义箱子可以建立“下一步行动”箱子（参“处理”篇）。以后会支持系统设置的下一步行动箱子。

一个等待清单 —— 转发出去的任务，会自动到“等待”箱子中（Doit.im中的“等待”其实是一个情境，所以转发任务，发送者是不能再另设情境的）

2）项目

“处理”篇中讲过，如果你在处理收集箱的“材料”时，拿到的是一个多步骤任务，那么

先把它转变成“项目”。（目前在Doit.im中你得将任务拷贝黏贴到项目视图中新建的项目标题中，接下来我们会支持将收集箱中的任务直接转变成项目）

然后在项目下将处理时已考虑好的各步行动写进去。

然后对其中各下一步行动归类（见下面的讲述）

GTD中对项目本身的排序没有要求，不过我们为了大家查看方便，在Doit.im中将项目列表做了按字母顺序排列（情境和联系人和作了同样的排序）。

如果有子项目，目前可以这样做：

通过对各行动设置标签

其实还可以将子项目本身也看作是一个项目，把子项目新建成一个项目，名称是“项目－子项目1”（之后我们会在这个功能上作加强，目前可以这样用）

核查清单

有些事情我们需要建立核查清单，以便在需要的时候一一对照。比如，我们可以建立“旅游核查清单”，写明旅行前要检查和完成的事情，这样每次旅行都只要对照这个清单就行。

在Doit.im中，可以把每个核查清单建成一个项目，或将所有核查清单放在一个大项目中，先用标签区分，以后用子任务方式呈现。

3）下一步行动的归类

“下一步行动”是核心环节。确定了下一步行动后，我们需要追踪：

在某个特定时间或日期必须要做的事 （在Doit.im中，可以直接放到那个具体的日子或时间点）

要尽快完成的事 （在Doit.im中，可以放到“下一步行动”箱子中）

等待他人完成的事 （在Doit.im中，系统中转发出去的任务会自动进入“等待”箱子中；若您是线下委托他人的事情，您可以自己写一条任务并拖放到“等待”箱子中）

a) 日程表 VS 下一步行动

需要指出的是：GTD把日程表看作成神圣的土地，因此，只建议将下面3种任务放到日程表中：

必须在指定时间点做的事情

必须在指定日期做的事情

必须在指定日期获取的信息

其他需要尽快完成的任务，都放到“下一步行动”，以免干扰视线错过了必须要做的事情。

不过，如果你要对一件重要的事情作出决定，但目前还没法立刻作出，此时你也可以列到日程表的一个日期。

* *

GTD“备忘录”系统 VS Doit.im的“日程”

GTD作者认为管理确定日期的行动的一个不错的方法是“备忘录”系统，他用43个文件夹组成了这个系统，每天查看标有当天日期的文件夹——在Doit.im中，事情就变得简单很多，你只要将任务放到“日程”中的具体日期，在开始时间当天，任务会自动到“今日待办”。

而对于Doit.im中“下一步行动”的任务，就需要你每天去检查回顾一下（有时候只要花几秒中瞥一眼就行），当然你可以自行设置提醒，这样就也不会错过啦。

b) 用情境分类，整理“下一步行动”

GTD的作者多年实践经验证明，情境是用于管理“下一步行动”的最佳方法。

在Doit.im中，你可以对所有的下一步行动都设置一个“情境”，即完成这个行动的地点、需要的工具、相关人员等。比如这个事情必须通过打电话完成，就设置情境“电话”，这样，下次带着电话没事的时候，你只要打开手机，在情境视图下点“电话”，即可看到所有需要打电话解决的事情，一一解决就是。

如果你有很多任务是他人发过来需要“阅读”的，那就建立一个情境“阅读”，有时间就打开来一一阅读，非常方便。

c) “等待”

“等待” 是“情境”中的一个特殊分类，专门存放转发出去的任务。目前Doit.im将“等待”的箱子放在首页，一是为了强调它的重要性，二是为了方便查看跟踪。

在Doit.im系统中，从系统中转发给他人的任务会自动进入“等待”箱子；线下转发的任务，你可以自己写个任务放到“等待”箱子。

4）无须付诸行动的事务

对于这些任务，上面已经说过，Doit.im系统中有提供垃圾箱、择日待办、自定义箱子：是垃圾的直接删除到“垃圾箱”；是以后可能要做的放到“择日待办”；是资料的可以自定义箱子（见“处理”篇）。

这样，你就完成了对你的待办事务的整理，此时待办的任务都各就各位地呆在各自的位置了。

何为“处理”

收集之后需要尽快抽时间清空收集箱。此处的“清空”是指“识别你收集到的每样东西，确定它是什么，意味着什么，它需要你采取什么样的行动。”

“处理”和“组织整理”其实是一个过程的两个相连的阶段。但收集后的“材料”，还不能直接进入整理阶段，因为这时它们还不是具体的可执行的行动，你必须先对它们进行分析和处理，分析处理后产生的下一步行动，才是真正组织整理的对象。

处理前的准备工作

因为处理和组织整理是相连进行的，所以在处理之前，我们需要作一些准备工作：

确定你使用的软件和硬件运作正常

建立起相关目录——在Doit.im中，即建立起相关的“情境”。为大家操作方便，我们在系统中预设了“在家”、“办公室”、“电话”、“电脑”、“外出”五个情境，你可以根据需要添加新情境或删除这些预设的情境）

这样，你就可以在分析处理之后，直接进行组织整理工作，为相应的行动分配去向。

处理原则

可以开始处理了。但要谨记三条处理的原则：

从上到下：从收集箱的顶部开始，逐条的处理。处理的目的是尽最大可能迅速完成清空收集箱的工作，因而不能逃避对任何一件事的处理，一件完成才处理下一件。

一次一事：只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来作出判断，更容易确定该任务的具体行动。（GTD的作者指出也有极少数的例外，但他不提倡多任务同时处理。）

永远不再放回收集箱：拿到每项待办的任务，都要快速果断地思考它的实质和处理方法，永远不要把它又扔回收集箱。

处理的过程

处理过程的关键问题是：下一步行动是什么？

处理的过程就是要确定：为了达到完成这个任务的目的，要采取哪些具体可执行的行动。

处理的过程及在Doit.im中的操作：

1> 根据要处理的这项事务是什么，判断是不是需要着手采取行动。

2> 若不需要着手采取行动，则：

若是无用的垃圾 -> 在Doit.im中：点删除按钮，直接扔到“垃圾箱”；

若是目前没有采取行动的必要，但以后可能要处理 -> 在Doit.im中：若以后可能要做，但还没想好具体时间，则放到“择日待办”；若行动本身有具体时间，但目前不需要做什么，到快开始再决定即可的，则放到“日程” ，则到当天它就会进入“今日待办” ，你便不会忘记；

若是该信息具有潜在利用价值，能作为参考资料 -> 在Doit.im中：放到“择日待办”，加标签（如：参考资料），然后建立一个标签 = “参考资料”的”过滤箱“ ，以后只要将所有参考资料都加这个标签，则都能在该自定义箱子中看到。还可以将这些资料设定相关项目，比如“设计”，这样，在“参考资料”的”过滤箱“中，可根据项目查看不同类别的资料。

在Web版页面左下角的

3> 若需要着手采取行动，则：

首先回答：你承诺完成哪些工作，达到哪些目标？具体的下一步行动是什么？

a) 如果当前事务本身就是一个具体的行动，或是执行单步骤任务就能达到目标：

若两分钟内就能完成 -> 立即执行；

若超过两分钟，且有人比自己更适合执行此任务 -> 指派他人（在Doit.im中：“转发”给他人即可）；

若超过两分钟，且自己是最适合执行这个任务的人 -> 推迟执行（在Doit.im中：若是确定具体时间的任务，记录到自己的“今日待办”, “明日待办” , “日程” 中；若是需要着手但没有确定具体时间的，则可将此任务放在“择日待办”。

b) 如果当前事务是多步骤任务，则：

将当前事务作为一个项目（GTD中的项目即多步骤任务），放到项目列表中（Doit.im中有专门的项目列表）；

集中精力将该项目的各个步骤分解出来，作为该项目的各任务行动（最好通过思维脑图的方式进行）

分解出来后，每个步骤都是可执行、可操作的具体行动，则就能按 a)进行

提示：

一般的任务，集中精力想几十秒就能想出下一步行动是什么，比如要“邀请宾客参加我的婚礼”（上图中的例子），思考后就能得出，下一步行动就是要“列出待邀宾客名单”，然后“逐个打电话邀请以确定来参加的人数”。但对于具体行动繁多的任务，David建议头脑风暴的形式。而我们自己在实践中也发现，用思维脑图来做头脑风暴分析出可执行的具体行动是不错的办法。

同时，在实施David提出的将不同的行动任务归入到各类文件夹的理论时，Doit.im系统中的”过滤箱“很适用。”过滤箱“是一个强大的功能，目前可以通过各类条件叠加过滤出你需要的任务，之后我们会把”过滤箱“做得更好用。

您可以在顶部看到新增任务按钮

概述

作为效率管理软件，Doit.im从最初就是根据David Allen的Getting Things Done（中文版翻译成《搞定：无压工作的艺术》）一书的理念进行设计的。因此在这里简单阐述一下GTD的五个阶段，有助大家更好地理解GTD和使用Doit.im.

David Allen的GTD是基于他20多年的经验积累总结出来的一套成熟理论，目前全球有数千万人在学习运用该理论管理个人事务。

GTD这套方法基于两个目标：

1) 将所有要做的事情驱出大脑，放入到一个合乎逻辑的、可信赖的系统中；

2) 敦促自己对所有的这些“输入信息”作出预先的判断分析和安排，以确保随时都有规划好的各项“下一步行动”，任何时候都可以去执行或调整。

所以，它远不止是一个To do list，它教会大家将不可执行的项目变成可执行的行动，指导大家按照自己的人生方向和价值观不断前进。这正是Doit.im希望做到的。

GTD将对工作流程的横向管理（即对工作流程中所有事务进行管理）分成五个阶段，并强调将5个步骤分开来做，会取得更好的效果。因此，我们也来分步讲述Doit.im是如何根据GTD的5个阶段进行运作的。

Doit.im如何实施GTD五步骤

1. 收集“材料（Stuff）”

GTD理论

“材料”是指未经加工细分的任何点子或事宜。但凡吸引大脑注意力的东西，全部收集起来。收集是GTD从头到尾始终在强调的重要步骤，是整个GTD的起始步骤，也是贯穿始终的步骤。

收集“材料”的原则是：

收集信息时只收集，不做任何处理，哪怕是简单的处理；

百分之百捕获“未尽事宜”，把所有你觉得“需要做”或“应该做”的事务从你的大脑中挖掘出来，放到可靠的收集设备中；

尽量减少收集设备的数量；

必须定期清空收集设备（这条体现在下一个步骤中）；

用Doit.im来实现（用Web版本来举例）

Doit.im系统中，左侧顶部第一个箱子便是“收集箱（Inbox）“

在收集箱中，有一个快速添加的输入框（事实上，几乎每个箱子中都有一个这样的快速输入框，不过我们建议大家将收集的过程定位在“收集箱”中）。

收集的目的在于将脑袋中所有想到的事务清空，所以不被打断地收集是最佳的收集方式。使用这个快速添加输入框，你可以通过连续输入并回车这样的方式不断地收集脑袋中承载的待办任务。

您可以在顶部看到新增任务按钮，这个按钮通常是在收集单个的、事件性的任务时使用。为尽量将5个步骤分开处理，我们鼓励大家使用快速添加框，但若是你脑袋中所有的待办任务都已经放到系统中，而此时被通知下周一下午2点有一个会议要开（而且是不需要做准备直接去开就行的那种），那么，你就点击这个新增任务按钮，选择具体时间（下周一下午2点）和情境（办公室），或同时填写备注等其他信息，保存即可。

之所以不鼓励用新增任务按钮来收集待办任务，是因为这样做会打断收集的过程，因为任务细节框展现在你面前时，你就有欲望先去填写。但若这样做，一方面，收集来的是“材料”，绝大部分并不是“行动（Action）”（即：这些收集来的不是可执行的待办任务），如果草草地加了时间等细节，时间一到，其实根本没法执行。比如，我写了“去丽江旅游”，根本就是不可执行的，还需要接下来一步步处理整理后，成为一个个可执行的行动，比如“先去查询机票价格”“然后打电话问好友是否一起去”等；另一方面，由于在想这个事情的处理，导致其他的事情忘记了，或者其他的事情仍萦绕心头，影响了当前这个事情的安排。

所以，只有对于当前脑袋已经是清空状态，而接下来要记录的这个事情确实是可执行的行动，或者必须立即在备注做一些记录的，才用“新增任务”的按钮。

彻底收集

在对材料进行处理之前，确保你彻底完成了所有的收集工作，就是说，你的脑袋中现在已经没有残余的引起你注意的任何事情了。

收集时千万记住：即便你觉得有些事情“不是那么重要”，也一定把它扔进收集箱 。因为即使是那些目前不那么重要的事情，也始终让你觉得“还有什么事情要办”，它们会“控制你，无谓地消耗你大量的精力”，只有你把它们扔出大脑，才真的得以解脱。所以，所有想到的事情，不论大小，不论公私，先全部记录下来。

收集的过程就只做收集

在收集的过程中，请务必专心收集，千万别在收集进行到半中间的时候去处理甚至整理其中一项任务，除非这项任务非得在收集工作完成前解决掉（若果真如此，就赶紧解决），否则请先完成当前的收集工作——反正你接下来就会来处理这个收集箱中的所有任务了。若你在用Doit.im 的快速添加框收集待办事务，而突然发现这事特别紧急，但当下还没法处理，或要告知自己在收集完后必须首先处理它，那就给在输入并回车后给它加个优先级（非常简单，只要你在选中该任务后点三下“p”——每点一下表示优先级上升一级，三下表示“高”优先级）